HU, Versicherung, Zulassung: Fristen im Fuhrpark nie mehr verpassen

Stand: Oktober 2026. Fristen, Bußgelder und Vorschriften können sich ändern. Maßgeblich sind die aktuellen Vorschriften sowie die Angaben in Ihren Fahrzeugpapieren, bei Ihrer Prüforganisation und in Ihren Versicherungsverträgen.

Ein Transporter mit abgelaufener Hauptuntersuchung fällt oft erst auf, wenn die Polizei ihn anhält – oder wenn nach einem Unfall jemand genauer hinschaut. Bei einem Fahrzeug passiert das selten. In einem Fuhrpark mit zehn, zwanzig oder vierzig Transportern laufen aber ständig irgendwo Fristen ab: Hauptuntersuchung, UVV-Prüfung, Versicherung, Leasing. Dieser Beitrag zeigt, welche Fristen wirklich zählen und mit welchem einfachen System keine mehr durchrutscht.

Welche Fristen im Fuhrpark wichtig sind

Hauptuntersuchung (HU)

Für Transporter bis 3,5 Tonnen zulässiger Gesamtmasse, die zur Güterbeförderung zugelassen sind, ist die HU nach der StVZO alle 24 Monate fällig – anders als beim Pkw auch schon beim ersten Mal nach 24 Monaten und nicht erst nach 36. Fahrzeuge über 3,5 bis 7,5 Tonnen müssen jedes Jahr zur HU. Die Abgasuntersuchung ist Teil der HU. Wann der nächste Termin fällig ist, zeigen die Prüfplakette am hinteren Kennzeichen und die Zulassungsbescheinigung Teil I.

UVV-Prüfung

Fahrzeuge, die Beschäftigte im Betrieb nutzen, müssen nach der Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 70 „bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich“ durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand geprüft werden. Das Ergebnis ist schriftlich festzuhalten und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Die UVV-Prüfung ist eine eigene Prüfung neben der HU – und wird in der Praxis besonders oft vergessen.

Versicherung

Ohne gültige Kfz-Haftpflichtversicherung darf ein Fahrzeug nicht am Straßenverkehr teilnehmen. Neben der Haftpflicht lohnt sich ein Blick auf die Kaskoverträge: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Selbstbeteiligung. Gerade wenn Fahrzeuge neu angemeldet, getauscht oder abgegeben werden, gerät leicht durcheinander, welcher Vertrag zu welchem Kennzeichen gehört.

Zulassung, Leasing und Miete

Zulassungsunterlagen müssen aktuell sein, etwa nach einem Umzug des Unternehmens oder einem Halterwechsel. Leasing- und Mietverträge haben feste Laufzeiten und Rückgabetermine; wer zu spät zurückgibt oder eine Verlängerung verpasst, zahlt häufig drauf. Auch Kurzzeit- oder Saisonkennzeichen haben ein Ablaufdatum.

Führerscheinkontrolle

Für die Kontrolle der Führerscheine gibt es keine feste gesetzliche Frist. Als Halter dürfen Sie aber niemanden ohne gültige Fahrerlaubnis fahren lassen; wer das anordnet oder zulässt, macht sich nach § 21 StVG strafbar, auch bei Fahrlässigkeit. Viele Unternehmen kontrollieren deshalb regelmäßig, etwa halbjährlich, und dokumentieren jede Kontrolle. Mehr dazu im Beitrag Fahrerwechsel im Paketdienst.

Termine, die besonders oft vergessen werden

Neben den großen Fristen gibt es eine Reihe kleinerer Termine, die im Alltag leicht untergehen – und trotzdem Geld, Ärger oder im schlimmsten Fall Sicherheit kosten können:

• Inspektion und Wartung nach Herstellervorgaben: Wer Intervalle überzieht, riskiert Probleme bei Garantie- und Kulanzfällen, und bei Leasingfahrzeugen schreibt der Vertrag die Wartung meist ausdrücklich vor.
• Reifen: Bei winterlichen Straßenverhältnissen sind geeignete Winterreifen vorgeschrieben (§ 2 Abs. 3a StVO). Für Zustellfahrzeuge, die bei jedem Wetter unterwegs sind, gehört der Reifenwechsel deshalb fest in den Kalender – samt Termin bei der Werkstatt.
• Verbandkasten: Die Inhalte haben ein Ablaufdatum. Ein Blick bei der UVV-Prüfung oder bei der Übergabe genügt meist.
• Unterweisung der Fahrer: Beschäftigte sind nach DGUV Vorschrift 1 vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens einmal jährlich zu unterweisen – auch zu den Gefahren im Straßenverkehr und beim Be- und Entladen. Dokumentieren Sie jede Unterweisung mit Datum und Unterschrift.

Diese Termine gehören in dieselbe Übersicht wie HU und Versicherung. Je mehr Listen es gibt, desto größer ist die Chance, dass eine davon nicht gepflegt wird.

Was passiert, wenn eine Frist abläuft?

Für eine überzogene HU sieht der Bußgeldkatalog gestaffelte Beträge vor (Stand: Oktober 2026, für Fahrzeuge ohne vorgeschriebene Sicherheitsprüfung):

• mehr als 2 bis 4 Monate überzogen: 15 Euro
• mehr als 4 bis 8 Monate überzogen: 25 Euro
• mehr als 8 Monate überzogen: 60 Euro und ein Punkt im Fahreignungsregister

Teurer als das Bußgeld sind oft die Folgen im Betrieb: ein Fahrzeug, das nicht eingesetzt werden kann, eine Tour ohne Transporter, Diskussionen mit der Versicherung nach einem Unfall. Fehlende UVV-Prüfungen können im Schadensfall außerdem unangenehme Fragen der Berufsgenossenschaft nach sich ziehen. Und eine abgelaufene Haftpflichtversicherung ist kein Formfehler, sondern ein ernstes rechtliches Problem.

Warum Fristen in Fuhrparks trotzdem durchrutschen

• Die Informationen liegen verstreut: die Plakette am Fahrzeug, die Police im Ordner, der Leasingvertrag im E-Mail-Postfach.
• Niemand ist zuständig – oder nur eine Person, die gerade im Urlaub ist.
• Tabellen werden nicht gepflegt, wenn Fahrzeuge dazukommen, getauscht oder abgegeben werden.
• Eine Frist fällt erst auf, wenn sie schon abgelaufen ist, weil niemand regelmäßig nach vorn schaut.
• Termine bei Werkstatt und Prüfstelle werden zu spät gebucht und sind dann kurzfristig nicht zu bekommen.

Ein einfaches System, das funktioniert

Sie brauchen kein kompliziertes Werkzeug, aber Sie brauchen ein System, das nicht vom Zufall abhängt. Diese sechs Regeln reichen für die meisten Fuhrparks:

1. Eine Übersicht für alle Fahrzeuge und alle Fristen – nicht eine Liste pro Thema.
2. Zu jeder Frist das passende Dokument ablegen: Prüfbericht, Versicherungsnachweis, Leasingvertrag.
3. Ein fester Blick nach vorn: einmal pro Woche prüfen, was in den nächsten 30 Tagen fällig wird.
4. Termine früh buchen. Werkstätten und Prüfstellen sind oft Tage oder Wochen im Voraus belegt.
5. Eine verantwortliche Person benennen – und eine Vertretung für Urlaub und Krankheit.
6. Nach jedem Termin sofort das neue Datum und den neuen Nachweis eintragen, nicht „später“.

Das klingt banal, verhindert aber den Großteil der verpassten Fristen. Der Schlüssel ist die dritte Regel: ein Blick nach vorn, der jede Woche stattfindet, ganz gleich, wie viel im Depot gerade los ist. Wer dafür einen festen Termin im Kalender hat, verpasst deutlich seltener etwas.

Was in die Fristenübersicht gehört

Ob Tabelle oder Software: Eine Übersicht ist nur so gut wie die Angaben darin. Für jedes Fahrzeug sollten mindestens diese Informationen auf einen Blick erkennbar sein:

• Kennzeichen, Fahrzeugtyp und zulässige Gesamtmasse – davon hängt das HU-Intervall ab
• Datum der nächsten HU und der letzten UVV-Prüfung, jeweils mit dem Prüfbericht
• Versicherer, Vertragsnummer und Vertragsende
• Leasinggeber oder Vermieter, Vertragsende und vereinbarter Rückgabetermin
• Nächste Inspektion laut Wartungsplan
• Verantwortliche Person für das Fahrzeug

Halten Sie die Übersicht schlank. Jede zusätzliche Spalte ist eine weitere Angabe, die jemand pflegen muss. Lieber wenige Felder, die immer stimmen, als viele, von denen die Hälfte veraltet ist.

Checkliste zum Start

• Für jedes Fahrzeug das Datum der nächsten HU notieren
• Datum der letzten UVV-Prüfung und den Prüfbericht ablegen
• Versicherungsnachweise dem richtigen Kennzeichen zuordnen
• Laufzeiten von Leasing- und Mietverträgen erfassen
• Termin für die nächste Führerscheinkontrolle festlegen
• Verantwortliche Person und Vertretung benennen