Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für den Betrieb dieser Website und des ZELNA-Dienstes ist:

Cozmuta Daniel Beniamin, handelnd unter der Marke „ZELNA“ (Anschrift und weitere Kontaktdaten siehe Impressum)

Kontakt in Datenschutzfragen: info@zelna.de

Diese Datenschutzerklärung unterscheidet zwei grundlegend verschiedene Situationen, weil ZELNA in beiden eine andere rechtliche Rolle einnimmt:

• Als Betreiber dieser Website sowie als Anbieter des Vertrags mit Ihnen (z. B. beim Anlegen eines Testkontos, bei der Kommunikation mit uns, bei der Zahlungsabwicklung) sind wir selbst Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
• Für die Daten, die ein Unternehmen als Kunde von ZELNA innerhalb der Anwendung selbst verarbeitet (z. B. Fahrzeug-, Fahrer- und Mitarbeiterdaten seines eigenen Fuhrparks bzw. Betriebs), handelt ZELNA hingegen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) im Auftrag dieses Unternehmens. Verantwortlich für diese Daten ist in diesem Fall das jeweilige Kundenunternehmen, nicht ZELNA. Grundlage dafür ist ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen ZELNA und dem Kundenunternehmen.

Diese Erklärung beschreibt vor allem die erste Rolle — was wir als Betreiber dieser Website und dieses Dienstes über Sie selbst verarbeiten. Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten als Fahrer, Mitarbeiter:in oder sonstige betroffene Person innerhalb eines konkreten Unternehmens haben, das ZELNA nutzt, wenden Sie sich bitte zunächst an dieses Unternehmen.

Diese Website und die ZELNA-Anwendung werden von unserem Hosting-Dienstleister Netlify, Inc. ausgeliefert; Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher betreiben wir bei Supabase, Inc. (siehe Abschnitt 10). Jeder Aufruf einer ZELNA-Domain läuft über die Server von Netlify, bevor er unsere Anwendung erreicht. Dabei werden automatisch technische Verbindungsdaten (sogenannte Server-Logfiles) verarbeitet, u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und Betriebssystem.

Netlify betreibt ein weltweites Content-Delivery-Netzwerk. Eine Verarbeitung dieser Verbindungsdaten auf Servern außerhalb der EU/des EWR ist daher möglich; hierfür gelten die in Abschnitt 11 beschriebenen Garantien.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website). Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und regelmäßig gelöscht.

Um unsere öffentlich zugänglichen Formulare vor automatisierten Zugriffen (Bots, massenhaft erstellte Konten, Spam-Bewerbungen) zu schützen, setzen wir Turnstile ein, einen Dienst der Cloudflare, Inc.

Turnstile wird auf folgenden Formularen verwendet: Registrierung eines Nutzerkontos, Anforderung eines Passwort-Zurücksetzens, Festlegen eines neuen Passworts sowie die Bewerbung auf eine öffentlich ausgeschriebene Stelle über ZELNA Jobs.

Beim Aufruf dieser Formulare lädt Ihr Browser ein Skript und einen eingebetteten Rahmen von challenges.cloudflare.com. Cloudflare verarbeitet dabei technische Verbindungsdaten Ihres Geräts. Zur Prüfung des Ergebnisses übermitteln wir anschließend serverseitig das von Turnstile ausgestellte Prüf-Token sowie Ihre IP-Adresse an Cloudflare.

Turnstile dient ausschließlich der Missbrauchsabwehr. Wir verwenden den Dienst nicht zur Analyse des Nutzerverhaltens, nicht zur Wiedererkennung über verschiedene Websites hinweg und nicht für Werbezwecke.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unserer Systeme und der Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer vor missbräuchlicher automatisierter Nutzung).

Wenn Sie ein Konto bei ZELNA anlegen, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), sowie den Namen des Unternehmens, für das der Arbeitsbereich angelegt wird.

Die Anmeldung und Sitzungsverwaltung erfolgt über unseren Authentifizierungs-Dienstleister Supabase Auth. Dabei wird ein Sitzungs-Cookie gesetzt, das technisch notwendig ist, damit Sie eingeloggt bleiben (siehe unsere Cookie-Richtlinie).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) sowie, für die 14-tägige kostenlose Testphase, dieselbe Grundlage im Rahmen der vorvertraglichen Anbahnung.

ZELNA bietet Kundenunternehmen die Möglichkeit, an ihren Fahrzeugen einen QR-Code anzubringen, über den Fahrerinnen und Fahrer ohne eigenes Nutzerkonto bestimmte, vom Kundenunternehmen freigegebene Informationen abrufen (z. B. Fahrzeugdokumente, Kontaktdaten im Pannenfall) und Meldungen abgeben können (Unfall-, Schadens- oder Pannenmeldung, jeweils mit optionalen Fotos und einer Beschreibung).

Diese Meldungen werden ohne Login abgegeben; verarbeitet werden die eingegebenen Angaben sowie technische Verbindungsdaten (siehe Abschnitt 3). Verantwortlich für diese Daten ist das jeweilige Kundenunternehmen (Auftragsverarbeitung, siehe Abschnitt 2) — ZELNA stellt lediglich die technische Infrastruktur bereit.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch das Kundenunternehmen ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Fuhrparkverwaltung und Schadensdokumentation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern eine vertragliche Beziehung zur meldenden Person besteht (z. B. Anstellungsverhältnis).

Innerhalb des Personalmoduls können Mitarbeitende Krankmeldungen erfassen und optional ein ärztliches Dokument hochladen. Ärztliche Dokumente können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten.

ZELNA selbst nimmt keine inhaltliche Auswertung dieser Dokumente vor — es findet keine Diagnoseerfassung statt, das System sieht ausschließlich Zeitraum, einen optionalen frei formulierten Hinweistext und die hochgeladene Datei vor. Der Zugriff auf diese Daten ist innerhalb der Anwendung streng auf Personen mit einer entsprechenden Berechtigung (Personalverwaltung) des jeweiligen Kundenunternehmens beschränkt.

Verantwortlich für diese besondere Kategorie personenbezogener Daten ist das jeweilige Kundenunternehmen als Arbeitgeber; die zulässige Rechtsgrundlage richtet sich nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO i. V. m. den arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften, denen dieses Unternehmen unterliegt (regelmäßig Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO).

Für die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein. Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und laufen zu keinem Zeitpunkt über unsere eigenen Server. Wir erhalten von Stripe lediglich Informationen zum Abonnementstatus (z. B. aktiv, überfällig, gekündigt).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Kundenunternehmen, die das Finanzmodul nutzen, können hochgeladene Rechnungsdokumente automatisiert auslesen lassen. Kann ein Dokument nicht rein technisch (ohne KI) verarbeitet werden, wird der Dateiinhalt zu diesem Zweck an den KI-Anbieter Anthropic (Claude) übermittelt. Übermittelt werden ausschließlich die Datei selbst und eine feste Verarbeitungsanweisung — keine weiteren Unternehmens- oder Personendaten, keine sonstigen Dokumente.

Verantwortlich für diese Verarbeitung ist das jeweilige Kundenunternehmen (Auftragsverarbeitung, siehe Abschnitt 2); Anthropic ist insoweit Unterauftragsverarbeiter von ZELNA.

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) für uns tätig werden bzw. denen im beschriebenen Umfang Daten übermittelt werden:

• Netlify, Inc. — Hosting und Auslieferung der Website und der Anwendung.
• Supabase, Inc. — Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher sowie der Versand von Bestätigungs- und Passwort-E-Mails.
• Cloudflare, Inc. — Schutz unserer Formulare vor automatisierten Zugriffen (Turnstile, siehe Abschnitt 4).
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — Versand von Transaktions-E-Mails: Einladungen in einen Arbeitsbereich, Einladungen zum Mitarbeiterzugang sowie Nachrichten im Bewerbungsverfahren.
• Stripe, Inc. — Zahlungsabwicklung.
• Anthropic, PBC — KI-gestützte Dokumentenverarbeitung (nur für Kundenunternehmen, die diese Funktion aktiv nutzen).

Mit allen genannten Dienstleistern bestehen bzw. werden Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Soweit einzelne der oben genannten Dienstleister Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR (insbesondere die USA) übermitteln, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln, soweit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht.

Wir setzen derzeit keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Dienste Dritter ein. Einzelheiten zu den technisch notwendigen Cookies, die wir verwenden, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Fristen) vorsehen. Kontodaten werden bis zur Löschung des Kontos bzw. bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Für Daten, die ein Kundenunternehmen innerhalb von ZELNA verarbeitet, gelten die im jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Fristen.

Ihnen stehen gegenüber dem jeweils Verantwortlichen (siehe Abschnitt 2) folgende Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen:

• Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse. Wenn Sie Betroffene:r innerhalb eines Kundenunternehmens sind (z. B. als Fahrer:in oder Mitarbeiter:in), wenden Sie sich bitte zunächst an dieses Unternehmen.

Sie haben unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, u. a.: Verschlüsselung der Datenübertragung, mandantengetrennte Datenhaltung mit datenbankseitig durchgesetzten Zugriffsregeln (Row-Level-Security) je Kundenunternehmen, rollenbasierte Zugriffsrechte innerhalb eines Kundenunternehmens sowie private, nur über zeitlich begrenzte signierte Links zugängliche Dateispeicher für Fotos und Dokumente.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.